GİZLİLİK VE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI SÖZLEŞMESİ

1. Amaç ve Kapsam

İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Sözleşmesi; zepu.com.tr internet sitesini ziyaret eden, üyelik oluşturan, aylık veya yıllık abonelik satın alan ve sipariş ayırma hizmetlerinden yararlanan kullanıcıların kişisel verilerinin hangi yöntemlerle toplandığını, hangi amaçlarla işlendiğini, kimlere aktarılabileceğini, ne kadar süre saklandığını ve kullanıcıların sahip olduğu hakları açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

zepu.com.tr'yi ziyaret eden, üyelik oluşturan veya hizmetlerden yararlanan kullanıcılar, kişisel verilerinin işbu metinde açıklanan esaslara uygun şekilde işlenebileceği konusunda bilgilendirildiklerini kabul eder.

Açık rıza gerektiren veri işleme faaliyetleri bakımından kullanıcıdan ayrıca açık rıza alınır. İşbu metnin kabul edilmesi, açık rıza verilmesi anlamına gelmez.

2. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu:

Şirket unvanı: Zepu Yazılım ve Bilişim Teknolojileri Limited Şirketi

İnternet sitesi: https://zepu.com.tr

Adres: Bestekar Avni Anıl sk. No:26 Üsküdar / İstanbul

Kişisel veri başvuru e-postası: [email protected]

Bundan sonra kısaca “Şirket” olarak anılacaktır.

3. İşlenebilecek Kişisel Veriler

Kullanıcının siteyi ziyaret etmesi, üyelik oluşturması, abonelik satın alması, dosya yüklemesi veya destek talebinde bulunması sırasında aşağıdaki kişisel veriler işlenebilir:

3.1. Kimlik Bilgileri

• Ad ve soyadı
• Kullanıcı veya müşteri numarası
• Fatura düzenlenmesi hâlinde vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası
• Şirket veya işletme unvanı
• Yetkili kişi bilgileri

3.2. İletişim Bilgileri

• E-posta adresi
• Telefon numarası
• Fatura adresi
• İletişim ve destek kayıtları

3.3. Üyelik ve Hesap Bilgileri

• Kullanıcı adı
• Şifrelenmiş parola bilgisi
• Üyelik tarihi
• Son giriş tarihi
• Hesap durumu
• Abonelik başlangıç ve bitiş tarihleri
• Kalan kullanım süresi
• Hesap tercihleri

Şirket, kullanıcı parolalarını okunabilir düz metin hâlinde saklamamayı ve uygun güvenlik yöntemleriyle korumayı amaçlar.

3.4. İşlem ve Abonelik Bilgileri

• Satın alınan abonelik türü
• Aylık veya yıllık abonelik bilgisi
• Sipariş ve işlem numarası
• Satın alma tarihi
• Ödeme durumu
• Fatura ve muhasebe kayıtları
• Abonelik yenileme ve sona erme bilgileri

3.5. Ödeme Bilgileri

Ödeme işlemleri, yetkili ödeme kuruluşu veya banka altyapısı üzerinden gerçekleştirilebilir. Şirket tarafından aşağıdaki bilgiler işlenebilir:

• Ödeme işleminin başarılı veya başarısız olduğu bilgisi
• Ödeme tutarı
• İşlem tarihi
• Ödeme veya provizyon numarası
• Kullanılan ödeme yöntemi
• Fatura bilgileri

Tam kredi veya banka kartı numarası, kart güvenlik kodu ve kart şifresi Şirket tarafından saklanmaz; bu bilgiler doğrudan [ÖDEME KURULUŞUNUN ADI] altyapısında işlenir.

Not: Ödeme sisteminizin çalışma şekli farklıysa bu bölüm gerçek ödeme altyapısına göre güncellenmelidir.

3.6. Yüklenen Sipariş Dosyaları

Kullanıcıların Trendyol, Hepsiburada, Temu veya desteklenen diğer pazaryerlerinden aldıkları sipariş PDF dosyalarında aşağıdaki bilgiler bulunabilir:

• Sipariş numarası
• Ürün adı
• Stok kodu
• Ürün varyantı
• Ürün adedi
• Barkod veya ürün kodu
• Alıcı adı ve soyadı
• Teslimat adresi
• Telefon numarası
• Kargo bilgileri
• Sipariş notu
• Pazaryeri tarafından belgeye eklenen diğer bilgiler

Şirket, yüklenen belgelerdeki verileri yalnızca siparişlerin benzersiz stok kodlarına göre ayrılması, PDF dosyalarının gruplandırılması, Excel raporlarının oluşturulması ve sonuç dosyalarının kullanıcıya sunulması amacıyla işler.

Kullanıcı, hizmetin sunulması için gerekli olmayan özel nitelikli kişisel verileri veya gereksiz kişisel bilgileri sisteme yüklememelidir.

3.7. İşlem Güvenliği ve Teknik Veriler

• IP adresi
• Giriş ve çıkış kayıtları
• Tarih ve saat bilgileri
• Tarayıcı ve cihaz bilgileri
• İşletim sistemi bilgisi
• Hata ve işlem günlükleri
• Yüklenen dosya sayısı ve boyutu
• Seçilen pazaryeri
• Dosya işleme durumu
• Güvenlik ve doğrulama kayıtları

3.8. Destek ve İletişim Bilgileri

• Destek talepleri
• E-posta yazışmaları
• Kullanıcı tarafından iletilen açıklamalar
• Hata bildirimleri
• Teknik destek kayıtları
• Şikâyet ve öneriler

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• Kullanıcı üyeliğinin oluşturulması ve yönetilmesi
• Kullanıcının kimliğinin ve hesap güvenliğinin doğrulanması
• Aylık veya yıllık aboneliğin hesaba tanımlanması
• Abonelik süresinin ve kalan gün sayısının hesaplanması
• Ödeme ve faturalandırma işlemlerinin yürütülmesi
• Trendyol, Hepsiburada ve Temu sipariş dosyalarının işlenmesi
• Siparişlerin benzersiz stok kodlarına göre gruplandırılması
• Ayrılmış PDF dosyalarının oluşturulması
• Ürün adı, stok kodu, adet ve sipariş bilgilerinin yer aldığı Excel raporlarının hazırlanması
• Oluşturulan sonuç dosyalarının kullanıcıya sunulması
• Hataların tespit edilmesi ve teknik sorunların giderilmesi
• Müşteri destek hizmetlerinin sağlanması
• Kullanıcı taleplerinin ve şikâyetlerinin sonuçlandırılması
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
• Yetkisiz erişim ve kötüye kullanımın önlenmesi
• Hizmet kalitesinin geliştirilmesi
• Muhasebe, finans ve vergi işlemlerinin yürütülmesi
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Yetkili kamu kurumlarının hukuka uygun taleplerinin karşılanması
• Olası uyuşmazlıklarda hakların kullanılması ve korunması

Reklam, kampanya ve ticari elektronik ileti gönderimleri, kullanıcıdan gerekli izinlerin alınması hâlinde gerçekleştirilir.

5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri

Kişisel veriler aşağıdaki yöntemlerle toplanabilir:

• Üyelik ve hesap oluşturma formları
• Abonelik ve ödeme sayfaları
• Kullanıcının yüklediği PDF ve diğer dosyalar
• Destek ve iletişim formları
• E-posta ve telefon görüşmeleri
• Site kullanımı sırasında oluşan işlem kayıtları
• Çerezler ve benzeri teknolojiler
• Ödeme kuruluşları, bankalar ve hizmet sağlayıcılardan gelen işlem bildirimleri
• Kullanıcının doğrudan ilettiği bilgi ve belgeler

Veriler tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle işlenebilir.

6. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel veriler, gerçekleştirilen işleme göre aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenebilir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketin meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi
• Kullanıcının kişisel verilerini kendisinin alenileştirmiş olması
• Açık rızanın gerekli olduğu durumlarda kullanıcının açık rızası

Açık rızaya dayalı faaliyetlerde kullanıcı, açık rızasını dilediği zaman geri çekebilir. Açık rızanın geri çekilmesi, geri çekme tarihinden önce gerçekleştirilen işlemlerin hukuka uygunluğunu etkilemez.

7. Yüklenen Sipariş Dosyalarına İlişkin Sorumluluk

Kullanıcının sisteme yüklediği sipariş dosyalarında kullanıcının müşterilerine veya diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bulunabilir.

Bu veriler bakımından, somut ilişkinin niteliğine göre:

• Kullanıcı, kişisel verilerin hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlendiğini belirleyen veri sorumlusu olabilir.
• Şirket, kullanıcının talimatları doğrultusunda sipariş dosyalarını işleyen veri işleyen sıfatıyla hareket edebilir.
• Kullanıcı, dosyalardaki kişisel verileri hukuka uygun şekilde elde etmekten ve zepu.com.tr üzerinden işlenmesi için gerekli hukuki şartları sağlamaktan sorumludur.
• Kullanıcı, müşterilerine gerekli aydınlatmayı yapmak ve gerekiyorsa gerekli izinleri almakla yükümlüdür.
• Kullanıcı, hizmet için gerekli olmayan kişisel verileri yüklememelidir.
• Kullanıcı, sağlık bilgisi, biyometrik veri, ceza mahkûmiyeti bilgisi veya benzeri özel nitelikli kişisel verileri sisteme yüklememelidir.

Şirket, yüklenen dosyaları kullanıcının talimatı ve hizmetin amacı dışında kullanmaz; satmaz, reklam amacıyla değerlendirmez veya bağımsız bir ticari veri tabanı oluşturmak amacıyla işlemez.

8. Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Taraflar

Kişisel veriler, hizmetin yürütülmesi ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Sunucu, barındırma ve bulut hizmeti sağlayıcıları
• Yazılım ve teknik altyapı hizmeti sağlayıcıları
• Ödeme kuruluşları ve bankalar
• Muhasebe ve mali müşavirlik hizmeti sağlayıcıları
• Fatura ve elektronik belge hizmeti sağlayıcıları
• E-posta ve bildirim hizmeti sağlayıcıları
• Siber güvenlik ve yedekleme hizmeti sağlayıcıları
• Hukuk, denetim ve danışmanlık hizmeti sağlayıcıları
• Yetkili kamu kurumları
• Mahkemeler, savcılıklar ve icra mercileri
• Kanunen bilgi talep etmeye yetkili diğer kurum ve kuruluşlar

Aktarımlar yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlarla, gerekli veriyle sınırlı olarak gerçekleştirilir.

9. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması

Şirketin kullandığı sunucu, bulut depolama, e-posta, analiz, güvenlik veya teknik destek hizmetlerinin yurt dışında bulunması hâlinde kişisel veriler yurt dışına aktarılabilir.

Yurt dışına veri aktarımı, yürürlükteki kişisel verilerin korunması mevzuatında öngörülen şartlara ve uygun güvence yöntemlerine göre gerçekleştirilir. Kullanılan hizmet sağlayıcının yurt dışında olması hâlinde ilgili aktarımın hukuki dayanağı, alıcı grubu ve gerekli güvenceler ayrıca değerlendirilir.

Şirketin bütün sunucuları ve hizmet sağlayıcıları Türkiye’de bulunuyorsa bu bölüm, gerçek veri akışına göre güncellenmelidir.

10. Çerezler

zepu.com.tr, sitenin güvenli ve düzgün çalışmasını sağlamak amacıyla çerezler kullanabilir.

Zorunlu Çerezler

Üyelik oturumunun açık tutulması, güvenlik kontrollerinin yapılması, sayfaların çalışması ve kullanıcı tercihlerinin hatırlanması amacıyla kullanılır.

İşlevsel Çerezler

Kullanıcı tercihlerini ve daha önce yapılan seçimleri hatırlamak amacıyla kullanılabilir.

Analitik Çerezler

Ziyaretçi sayısı, sayfa kullanımı ve teknik performansın ölçülmesi amacıyla kullanılabilir.

Reklam ve Pazarlama Çerezleri

Kullanılması hâlinde, kullanıcıya uygun reklam veya kampanyaların sunulması amacıyla işlenebilir.

Zorunlu olmayan çerezler, gerekli olduğu durumlarda kullanıcının tercihi veya açık rızası doğrultusunda çalıştırılır. Kullanıcılar çerez tercihlerini çerez panelinden veya tarayıcı ayarlarından değiştirebilir.

Detaylı bilgiler ayrıca yayımlanacak Çerez Politikası içerisinde açıklanır.

11. Kişisel Verilerin Saklanması ve Silinmesi

Kişisel veriler, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen yasal saklama sürelerine uygun şekilde saklanır.

Genel saklama süreleri aşağıdaki esaslara göre belirlenir:

• Üyelik bilgileri: Üyelik devam ettiği sürece ve üyeliğin sona ermesinden sonra hukuki uyuşmazlıklar için gerekli süre boyunca
• Abonelik ve ödeme kayıtları: Vergi, muhasebe ve ticaret mevzuatındaki yasal süreler boyunca
• Destek kayıtları: Son destek işleminden itibaren [GERÇEK SAKLAMA SÜRESİ]
• Teknik ve güvenlik kayıtları: Kayıt tarihinden itibaren [GERÇEK SAKLAMA SÜRESİ]
• Yüklenen sipariş PDF’leri: İşlem tamamlandıktan sonra en fazla [24 SAAT/7 GÜN/SİSTEMDEKİ GERÇEK SÜRE]
• Oluşturulan ayrılmış PDF ve Excel dosyaları: İşlem tamamlandıktan sonra en fazla [24 SAAT/7 GÜN/SİSTEMDEKİ GERÇEK SÜRE]
• Çerez verileri: Kullanılan çerezin türüne ve süresine göre

İşleme amacı ve hukuki saklama sebebi ortadan kalktığında kişisel veriler, yürürlükteki mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Yasal bir yükümlülük veya devam eden bir uyuşmazlık bulunması durumunda ilgili veriler, gerekli süre boyunca erişimi sınırlandırılarak saklanabilir.

12. Veri Güvenliği

Şirket, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla uygun teknik ve idari tedbirler alır. Bu tedbirler, sistemin yapısına göre aşağıdakileri kapsayabilir:

• Kullanıcı şifrelerinin güvenli yöntemlerle saklanması
• Yetkilendirme ve erişim kontrolleri
• SSL/TLS ile güvenli bağlantı
• Güvenlik duvarı ve saldırı önleme sistemleri
• Zararlı yazılımlara karşı koruma
• İşlem ve erişim kayıtlarının tutulması
• Yedekleme ve kurtarma prosedürleri
• Yetkisiz erişimlerin engellenmesi
• Çalışan ve hizmet sağlayıcı erişimlerinin sınırlandırılması
• Gizlilik yükümlülükleri
• Güncelleme ve güvenlik açığı kontrolleri
• Veri ihlali müdahale süreçleri

İnternet üzerinden gerçekleştirilen hiçbir veri aktarım yönteminin mutlak güvenlik sağlamadığı dikkate alınmalıdır. Şirket, makul ve uygun güvenlik tedbirlerini uygulamakla birlikte kullanıcıların da güçlü parola kullanması ve hesap bilgilerini üçüncü kişilerle paylaşmaması gerekir.

13. Kullanıcının Sorumlulukları

Kullanıcı:

• Üyelik bilgilerinin doğru ve güncel olmasını sağlamakla,
• Şifresini ve hesap bilgilerini korumakla,
• Hesabını yetkisiz kişilere kullandırmamakla,
• Hukuka aykırı veya zararlı dosya yüklememekle,
• Yüklediği dosyalardaki kişisel verilerin hukuka uygun olarak elde edildiğinden emin olmakla,
• Üçüncü kişilere ait gereksiz veya özel nitelikli kişisel verileri yüklememekle,
• Hesabında şüpheli bir işlem fark ettiğinde Şirkete bildirim yapmakla yükümlüdür.

Kullanıcının kendi cihazından, çalışanlarından, yetkilendirdiği kişilerden veya hesap bilgilerini paylaşmasından kaynaklanan güvenlik sorunlarından Şirket sorumlu tutulamaz.

14. İlgili Kişinin Hakları

Kullanıcılar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme,
• Gerekli şartların oluşması hâlinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Verilerin yalnızca otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucunda aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

15. Başvuru Yöntemi

Kişisel verilere ilişkin talepler aşağıdaki yöntemlerden biriyle Şirkete iletilebilir:

• Islak imzalı dilekçenin [ŞİRKET ADRESİ] adresine gönderilmesi
• Kayıtlı elektronik posta adresinden [KEP ADRESİ] adresine gönderilmesi
• Kullanıcının daha önce sisteme bildirdiği ve doğrulanmış e-posta adresi üzerinden [KVKK E-POSTA ADRESİ] adresine gönderilmesi
• Mevzuat kapsamında kabul edilen diğer yöntemlerin kullanılması

Başvuruda aşağıdaki bilgiler bulunmalıdır:

• Ad ve soyadı
• İmza
• T.C. kimlik numarası veya yabancılar için pasaport/yabancı kimlik numarası
• Tebligata esas adres veya e-posta adresi
• Talebin konusu
• Talebi destekleyen bilgi ve belgeler

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde mevzuatta belirlenen ücretler talep edilebilir.

16. Çocukların Gizliliği

zepu.com.tr, ticari faaliyet yürüten e-ticaret kullanıcılarına yönelik bir hizmettir ve çocuklara yönelik olarak sunulmamaktadır.

Fiil ehliyetine sahip olmayan kişilerin hizmeti yasal temsilcilerinin bilgisi ve izni olmadan kullanmaması gerekir. Çocuklara ait kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlendiğinin tespit edilmesi hâlinde gerekli silme ve imha işlemleri gerçekleştirilir.

17. Üçüncü Taraf Bağlantılar

Sitede pazaryerlerine, ödeme kuruluşlarına veya diğer üçüncü taraf internet sitelerine yönlendiren bağlantılar bulunabilir.

Üçüncü taraf sitelerin gizlilik uygulamaları ve güvenlik önlemleri kendi sorumluluklarındadır. Kullanıcıların yönlendirildikleri sitelerin gizlilik politikalarını ayrıca incelemeleri önerilir.

18. Gizlilik Metninde Yapılabilecek Değişiklikler

Şirket; hizmetlerde, teknik altyapıda veya mevzuatta meydana gelen değişikliklere bağlı olarak işbu metni güncelleyebilir.

Güncel metin zepu.com.tr üzerinde yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer. Önemli değişiklikler, uygun yöntemlerle kullanıcılara ayrıca bildirilebilir.

19. İletişim

Gizlilik uygulamaları ve kişisel verilerin korunmasıyla ilgili sorular için:

Şirket: İÇ VE DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

Adres: [ŞİRKETİN AÇIK ADRESİ]

E-posta: [KVKK VEYA DESTEK E-POSTA ADRESİ]

KEP: [VARSA KEP ADRESİ]

İnternet sitesi: https://zepu.com.tr

20. Yürürlük

İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Sözleşmesi, [GG.AA.YYYY] tarihinde yürürlüğe girmiştir.